Auf Rechnungen von Kleinunternehmern sind wie bei anderen Gewerbetreibenden einige Angaben zwingend erforderlich. Um Probleme zu vermeiden sollte auf folgendes geachtet werden.
1. Geschäftsbezeichnung
Es steht einem Kleinunternehmer frei eine Geschäftsbezeichnung in den eigenen Rechnungen mit anzugeben. Dies ist kein Firmenname der wie z.B. bei einer GmbH eine juristische Person repräsentiert. Es darf auch nicht eine Rechtsform wie UG oder GmbH usw. angehangen werden.
2. Vor- und Zuname
Die Angabe des vollständigen Vor- und Nachnamens des Kleinunternehmers ist in Rechnungen Pflicht. Dies kann man mit der Geschäftsbezeichnung kombinieren.
3. Ladungsfähige Anschrift
Es ist in den eigenen Dokumenten immer eine ladungsfähige Anschrift anzugeben. Bei einem Kleinunternehmer ist dies die Adresse vom Wohnsitz. Nicht ladungsfähig sind Adressen an denen der Kleinunternehmer nicht anzutreffen ist, also z.B. ein Postfach.
4. Name und Anschrift des Empfängers
Die komplette Anschrift und der korrekte Name oder Firmennamen des Rechnungsempfängers ist anzugeben.
5. Steuernummer oder UStId
Ein Kleinunternehmer der auf Basis einer Einnahmen Überschuss Rechnung besteuert wird gibt hier die Steuernummer an. Wer nach Umsatz besteuert wird und eine UStId hat muss diese angeben.
6. Rechnungsdatum
Auf einer fehlerfreien Rechnung muss ein Datum anzeigen wann diese ausgestellt wurde.
7. Liefer-/Leistungsdatum
Um auf der komplett sicheren Seite zu sein muss ein Liefer-/Leistungsdatum angegeben werden. Dies ist auch notwendig wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind.
8. Eindeutige Rechnungsnummer
Es muss eine Rechnungsnummer für jede Rechnung vergeben werden. Diese darf pro Jahr nur einmal verwendet werden.
9. Rechnungspositionen
Es reicht nicht aus einfach eine Rechnung über x-Euro zu schreiben. Die Gesamtsumme muss über Rechnungspositionen (idealerweise mit Menge und Einheit) nachvollziehbar sein.
10. Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Ein Kleinunternehmer der nicht nach Umsatz besteuert wird darf keine MwSt. ausweisen. Dies ist der Regelfall. Wer nicht weiß ob er nach Umsatz besteuert wird oder nicht arbeitet vermutlich auf Basis der Einnahmen Überschuss Rechnung. Ein Hinweis auf der Rechnung kann z.B. wie folgt aussehen:
In dieser Rechnung ist gemäß § 19 (1) UStG keine Umsatzsteuer enthalten.
11. Zahlungsziel
Es sollte immer ein konkretes Datum als Zahlungsziel genannt werden. Verstreicht dieses ist der Schuldner automatisch, also ohne gesonderte Mahnung, im Verzug. Dieser Hinweis kann bspw. wie folgt aussehen. Übliches Zahlungsziel sind in der Geschäftswelt 14 Tage:
zahlbar bis spätestens 01.01.2011, eingehend auf unserem Konto